Af Peter Bacher, Videncenter for ledelses- og professionsudvikling, CVU Stork (Peter.bacher@cvustork.dk) og Agnethe Nordentoft, Forskningssekretariatet, DPU (agno@dpu.dk)

Det følgende er en viderebearbejdning af en tjekliste, som blev udarbejdet på Udviklingscenteret for folkeoplysning og voksenundervisning (UFV) i 1999. Papiret ”Forslag til projektstyringsredskab” var en sammenskrivning[1] af en række diskussioner på Centeret, om hvordan vi kunne sikre en optimal afvikling af evaluerings- og udredningsprojekter.

Der var hovedsageligt tale om eksternt finansierede projekter, men også om interne ”selvformulerede” projekter finansieret af UFVs finanslovsbevilling. Der var gennem en længere årrække tale om 10-20 projekter årligt, store og små mellem hinanden, til et samlet årligt beløb på 3-10 mill. kr.

UFV blev nedlagt i 2002 i forbindelse med den nuværende regerings ”sanering” af råd og nævn, hvilket jo i øvrigt skete samtidig med en voldsom rundbarbering af voksenuddannelses- og folkeoplysningsområdet.

Når papiret blev præsenteret på CVU Storks temadag om projektstyring i januar 2004, var det med henblik på at det kunne være til inspiration i forbindelse med opbygning af videncentrene og de øvrige tiltag for at styrke videnflow internt og ekstern, fremme praksis-/praktikerforskning, evidensbasering, modus 2-forskning - herunder skabe, dele og formidle viden gennem mere eller mindre midlertidige teamorganiseringer.

Ikke mindst den i øvrigt frugtbare situation, hvor personer med forskellig faglig baggrund og erfaringer skal arbejde sammen på kryds og tværs i midlertidige personkonstellationer, kræver nogle spilleregler.

Papiret er udviklet i en organisation (UFV) karakteriseret ved

• Formål: dokumentation, rådgivning og erfaringsindsamling/evaluering og samarbejde med forskningsinstitutioner inden for voksenuddannelses- og folkeoplysningsfeltet.
• Størrelse: 20-30 medarbejdere, heraf ca. 10 finansieret via faste bevillinger.
• Organisation: ”Flad”/projektorganiseret, ugentligt møde, hvor alle deltog.
• Typisk teamdannelse: Forskere mv. med forskellig faglig baggrund, derfor også typisk projekter med ”triangulering” via inddragelse af såvel kvalitative som kvantitative metoder. Medvirken af bibliotekar/dokumentalist(er) også i nogle tilfælde i analysearbejde/rapportering. Medvirken af studerende, dels til mere rutinepræget studentermedhjælpsarbejde, men også f.eks. bachelorer til dataindsamlings/analysearbejde/rapportskrivning. Dermed bliver projektet også samtidig en slags praktisk forskeruddannelse. Altid fast tilknyttet HK’er som projektsekretær.
• Intern følgegruppe, der løbende kan sparre det team, der løser opgaven.

I det følgende er projektet delt op i en præfase og i en projektfase. Sidstnævnte er igen underopdelt i ”oversættelsesmøde”, planlægningsmøde og evalueringsmøde, og selve planlægningsmødets forløb er meget detaljeret beskrevet i et skema, der dels kan bruges som mødedagsorden/tjekliste og undervejs omformes til en projektplan med projektfaser, ansvarsfordeling, deadlines mv. Beskrivelserne følger således projektet punktvis fra vugge til grav med henblik på at skabe god logistik undervejs.

Nogle af punkterne kan måske synes at være af meget praktisk, nærmest selvindlysende karakter, men de er formuleret på basis af 15 års arbejde med projekter og ud fra devisen: Gode råd kan ofte synes ret banale – men ikke desto mindre er der grund til at gentage dem igen og igen!

Det følgende er en revideret, kommenteret udgave af det oprindelige papirs afsnit (typisk i en række bullits).

A. Præfasen

• Opgaveformulering/tilbudsgivning ved rekvirerede opgaver
• Projektgruppe dannes/udpeges (forskningsmedarbejdere, sekretariat, studenter)
• Følgegruppe (in-/ekstern udpeges).

Ved eksternt finansierede projekter skal der ofte være en ekstern følgegruppe med repræsentanter for rekvirenten, organisationer osv. Ved interne projekter er det – selv om det ikke er et krav - en overvejelse værd at etablere en følgegruppe med folk udefra.

B. Projektfasen

Tre typer møder er meget vigtige i processen: oversættelsesmøde, projektplanlægningsmøde og afsluttende evalueringsmøde.

Der kan naturligvis være tale om flere møder af hver type. Specielt oversættelsesmøder og planlægningsmøder må gerne være, eller få, karakter af ”hyttetur” – alle involverede er med og alle er nærværende.

B1. ”Oversættelsesmøde”

Der er større eller mindre sammenfald mellem dem, der har formuleret projektet og forhandlet det på plads, og dem der skal gennemføre projektet. Derfor har oversættelsesmødet for det første den funktion, at alle der skal udføre opgaven har en klar fornemmelse af, hvad den går ud på, herunder: Hvad er substansen? Hvilken (uddannelses)politisk kontekst indgår det i?

For det andet er oversættelsesmødet det første trin i ”operationaliseringen” af opgaven. Dette kan være mere eller mindre let at gå til, alt efter opgavens karakter og hvorledes projektbeskrivelsen er udformet. Måske har rekvirenten sat visse betingelser for, hvilke metoder der skal anvendes, f.eks. at en given (del)problemstilling skal belyses kvantitativt. Men selv om der er visse metodiske bindinger på en opgave, er der mange måder at udforme den på.

Når det konkrete projektteam er på plads – og gerne bestående af folk med forskellige faglige baggrunde og tilknytning til projektets genstandsfelt - ligger der en vigtig opgave i at sikre, at alles kompetencer bruges bedst muligt. En opgave kan løses på mange kvalificerede måder.

På basis af projektbeskrivelse/kontrakt skal følgende punkter være på dagsordenen ved oversættelsesmødet:

• baggrund ridses op
• hvilket formål har opgaven?
• hvad skal produktet/produkterne være?
• deadlines - internt/eksternt
• teksten udlægges - bogstaveligt talt - hvor ligger fokus?
• hvad har vi lovet - hvad skal vi ikke!
• delundersøgelser præciseres
• metode - hvordan gør vi det/hvordan skal det spille sammen/vægtning
• estimering af ressourcer (tid/penge) - ambitionsniveauerne skal justeres/fastlægges
• formidling - krav, ønsker, visioner (produktet)
• rollefordeling forskerne indbyrdes/hvem er tovholder på hvad, evt. – og gerne - projektleder con amore
• ledelsens rolle – indbyrdes rollefordeling /indpisker/ ambulancetjeneste / ”terapeut”/ tovholder/ bogholder/ i forhold til rekvirenten/etc.
• følgegruppe - internt: hvem er med? - hvilken rolle tror man /ønsker den at spille?
• følgegruppe - eksternt: hvem er med? - hvilken rolle skal den iflg. kontrakten spille?

B2. Projektplanlægningsmøde(r): "Hvem gør hvad hvornår?"

Projektplanlægningsmøderne har til opgave at detailplanlægge projektet, vælge metoder, fordele opgaver og ansvar, sørge for at logistikken fungerer undervejs osv.

I skema 1 Tjekliste for projektgennemførelse (åbner i et nyt vindue) er der en detaljeret liste med faser og opgaver. Skemaet kan dels bruges som disposition og tjekliste ved planlægningsmøde(r), dels bruges som skabelon til udformning af en kronologisk arbejdsplan.

Tjeklisten indeholder følgende hovedpunkter:

• Status fra ”oversættelsesmødet”
• Afklaring af rollefordeling
• Baggrund
• Forberede dataindsamling
• Dataindsamling
• Dataanalyse
• Skrivefase
• Klargøring af manuskript
• Offentlighedsfase
• Udforme arbejdsplan (dette punkt er med i ”første gennemløb” af listen, dvs. ved planlægningsmøde(r) og udgår, når listen bliver til en arbejdsplan)
• Evalueringsmøde

Listen er naturligvis ikke en dækkende opskrift på, hvordan et projektforløb skal udformes. Der vil et konkret projekt oftest være indlagt – eller undervejs blive indlagt – loops, iterative processer, feedbackprocesser og hvad det nu kaldes, og/men jo mere disse kan forudses og indskrives i planen jo bedre. Projekter er sjældent en jævnt fremadskridende proces, men tværtimod oftest karakteriseret ved, at en række forskellige delprocesser udføres sideløbende og har indvirkning på hinanden - og i øvrigt kan føre til justeringer af grundlag, operationaliseringer osv., der er opstillet/foretaget i tidligere faser af projektet.

Listen kan måske synes at favorisere kvantitative metoder, men det skyldes slet og ret at anvendelse af sådanne ofte involverer mange team-personer/-funktioner i projektforløbet, og dermed mere logistik. – Ved en spørgeskemaundersøgelsen pr. post eller mail vil der typisk være involveret en række personer, der udfører specialiserede mere eller mindre rutineprægede opgaver (spørgsmålsformulering, layout, trykning, udsendelse, indsamling/kontrol, rykning, indtastning, databehandling, analyse), mens kvalitative forskningsinterviews typisk kun involverer forskeren samt evt. hjælp til båndudskrift.

B3. Evalueringsmøde for projektteamet

Den indholdsmæssige evaluering af et projekts produkter kan og vil i større eller mindre grad foregå i mange regier (internt i organisationen[2], i følge- og baggrundsgrupper, eksternt hos rekvirenter og måske i en større offentlighed – og i bredere forstand (i CVU regi) hos aktørerne i undervisning og professionsudøvelse).

Her fokuseres der alene på procesevalueringen i projektteamet. Der er noget der ofte ”glemmes”, eksempelvis enten fordi teamets medlemmer på god moderne vis styrter videre til nye projekter og/eller har andre presserende forpligtelser, eller fordi en opgave – hvor spændende den end har været – hænger en lidt ud af halsen, når den er vel overstået.

Det er en ledelsesopgave at sikre, at en systematisk procesevaluering finder sted.

På basis af tjekliste og arbejdsplan skal følgende punkter være på dagsordenen.

• Hvordan fungerede tjeklisten?
• Har vi disponeret rigtigt?
• Har vi overholdt tidsplan?
• Har vi holdt budgettet?
• Gennemgå fase for fase hvordan det er gået?
• Var opgavefordelingen og rollefordelingen hensigtsmæssig - fik alle brugt alle talenterne eller lært noget nyt?
• Har ansvarsfordelingen fungeret og været hensigtsmæssig?
• Har informationsgangene været barriereløse?
• Er vi tilfredse med produktet?
• Har vi levet op til hinandens forventninger?
• Hvilke gode erfaringer kan vi tage med os - kan det have interesse for andre?
• Hvordan skal vi fejre barnet (hvis vi ikke allerede har gjort det)